شددت ضوابط مشاركة الجهات الحكومية في المعارض الخارجية والفعاليات المصاحبة لها، التي أقرها مجلس الوزراء مؤخرا، على أن تكون تلك المشاركات من أجل التعريف بالمنتجات والابتكارات والمقتنيات وتبادل الخبرات وتنمية وتطوير العلاقات في جميع المجالات بين الجهات الحكومية ومختلف الجهات خارج المملكة، وذلك بما يليق بمستوى المملكة وسمعتها. كما أكدت على الجهة الحكومية إبراز إنجازات المملكة وتجاربها الناجحة المتعلقة بموضوع المشاركة، وأن يتم التنسيق المسبق مع وزارة الخارجية، وذلك عبر سفارة المملكة في البلد المضيف قبل موعد المشاركة بوقت كاف، وذلك لتحقيق الأهداف المنشودة من هذه المشاركة وبما يخدم مصالح المملكة. واشترطت ضوابط مشاركة الجهات الحكومية في المعارض الخارجية، التي حصلت «الجزيرة» على نسخة منها، حصول الجهة الحكومية على إذن بالمشاركة، وأن يكون نشاط المعرض ضمن اختصاصات الجهة الحكومية، وأن تكون مساحة المعرض في حال إقامته أو الجناح في حال الاشتراك فيه ملائمة لمستوى نشاط المعرض وأهميته، إضافة إلى وضع خطة إعلامية وتسمية منسق إعلامي لها مجيداً للغة الإنجليزية، وذلك تبعاً لحجم المشاركة، وأن يكون التحضير المسبق لها بما في ذلك وضع خطة عمل وبرنامج زمني له، على ألا تقل مدة التحضير لها عن ثلاثة أشهر. كما اشترطت أن تكون المشاركة مناسبة لمدة المعرض وحجمه، وأن تتوافر في المنشاة المزمع التعاقد معها -إذا لزم الأمر لتصميم وتجهيز الجناح السعودي في المعرض- أن تكون مرخصة لها بمزاولة نشاط تجهيز المعارض، تكون ذات خبرة في مثل هذا النشاط على أن ترافق بعرضها المشروعات المماثلة التي قامت بتنفيذها، وأن تكون المعروضات إن وجدت مبرزة بشكل لائق ومطابق لما اعتمدته الجهة الحكومية. وأكدت الضوابط في حال مشاركة الجهات الحكومية في الفعاليات المصاحبة أن يكون موضوعها مرتبطا باختصاص الجهة الحكومية، والتحضير الكامل لها على أن يشمل ذلك توفير جميع المعلومات اللازمة وإعداد مادة المشاركة فيها بصياغة سليمة وواضحة، واعتمادها من الجهة الحكومية عند تقديم أوراق عمل ونحوها. فيما طالبت بأن يراعى في ترشيح المشارك في المعارض والفعاليات المصاحبة لها أن يكون سعودياً من ذوي الاختصاص والكفاية، الإجادة اللازمة للغة المستخدمة في المعرض إن أمكن، وأن يكون أحد المشاركين على الأقل ملماً بتنظيم المعارض في حال إقامة الجهة الحكومية للمعرض. كما ألزمت المشارك في المعارض والفعاليات التقيد بالهدف الرئيس من المشاركة وبمواعيدها وجدول البرامج والأنشطة المعتمدة، التقيد بالمبادئ والأخلاق الإسلامية في جميع التصرفات والعلاقات الرسمية والشخصية، احترام قوانين البلد الذي يقام فيه المعرض والفعاليات المصاحبة له والقواعد التنظيمية للمشاركة، والحرص على الإقامة في سكن لائق والظهور بمظهر الحسن ويليق بمكانة المملكة، عدم التعامل مع وسائل الإعلام بصورة مباشرة أو غير مباشرة، وعدم تبني أي موقف أو اتخاذ أي إجراء يترتب على الدولة أو مؤسساتها التزاماً مادياً أو معنوياً ما لم يكن هناك تفويض مسبق من الجهة الحكومية المختصة يخوله بذلك، على أن يعد رئيس الوفد المشارك عند انتهاء المشاركة تقرير شامل يتضمن جميع الملحوظات الإيجابية والسلبية التي تصاحب مشاركة الوفد في المعرض والفعاليات المصاحبة له وما يقترحه من توصيات ورفعة إلى مرجعه.