أكد يوسف أحمد حوالة رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء أن الخطة التشغيلية التي استحدثتها المؤسسة هذا العام تحمل منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن، لافتًا إلى أبرز خطوطها والمتمثلة في تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات وإنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن وإعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري وعن تباين الأداء بين مكاتب الخدمة لم ينكر حوالة «التباين»، معزيًا الأمر إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة وعن توقعاته في أعداد الحجاج القادمين، قال: يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و286 ألفًا و 547 حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) وعرج حوالة 3500 إلى أعداد منسوبي المؤسسة، قائلا: إن 3500 موظف يعملون في خدمة الحجاج موزعين علي 32 مكتبًا وقطاعًا خدميًا جاء ذلك في حواره مع المدينة فإلى نص الحوار: قام صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة مؤخرًا باستقبال مجلس إدارة المؤسسة ما هي توجهات سموه لكم ؟ يحظى أبناء منطقة المدينة المنورة باهتمام سمو أمير المنطقة والمؤسسة الأهلية للأدلاء ليست استثناء من هذا الاهتمام بل لها خصوصية كونها تخدم ضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وهو الأمر الذي يأخذ أولوية قصوى عند سموه الكريم وجاء استقبال سموه حفظه الله لأعضاء مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء تقديرًا من سموه الكريم لدور المؤسسة في خدمة ضيوف الرحمن وهو تقدير نتشرف ونعتز به في مجلس الإدارة وقد استمعنا إلى توجيهات سموه الكريم التي تركزت على تطوير الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن وألا تقف عند حد معين والعمل على راحة الحاج الكريم، مؤكدًا -رعاه الله- على أهمية إعطاء الأولوية لأبناء هذا الوطن في العمل بالمؤسسة لخدمة الحجاج الكرام. خدمة ضيوف الرحمن ** ما طبيعة عمل المؤسسة ودورها بخدمة ضيوف الرحمن ؟ المؤسسة الأهلية للأدلاء إحدى الجهات التنفيذية لأداء الخدمات للحجاج الكرام تستشعر عظم المسؤولية وتحرص دائما لأن تكون واجهة مشرفة للقيادة والوطن، ويشهد كل موسم حج برامج وأهداف تحرص المؤسسة على تحقيقها من خلال الدراسة والبحث والمعايشة الميدانية لحركة العمل ومتطلباته، والعمل من خلال خطة تشغيلية شامله تحمل في طياتها كل مراحل العمل التنفيذية والتقنية والإدارية ومتطلبات تنفيذ الخطة التشغيلية والمستجدات والهيكل التنظيمي وتطلعات المؤسسة نحو التطوير المستمر الذي نسعى إليه من موسم حج لآخر. أما فيما يخص دورها بخدمة ضيوف الرحمن فهو يرتكز في تفاصيله وآلياته على خدمة جميع الحجاج الكرام الذين يصلون للمدينة المنورة بدءًا من الاستقبال وتسجيل بياناتهم وحفظ جوازاتهم مرورًا بمتابعة خدمات الإسكان والإرشاد والرعاية الصحية وصولًا لتوديعهم بحفظ الله ورعايته، فضلًا عن الترتيبات التي تسبق وصول الحجاج والمتمثلة بالتنسيق مع مكاتب شئون الحجاج والشركات السياحية والجهات ذات العلاقة كما تحظى خدمات متابعة المساكن بأقصى درجات الاهتمام المخصصة للحجاج والتأكد من استيفائها للشروط المنصوص عليها نظامًا قبل المصادقة على عقود الإسكان، باختصار فالمؤسسة تهتم بجميع شئون الحاج الكريم منذ وصوله المدينة المنورة وحتى مغادرته لها. استعدادات وجاهزية ماذا عن استعدادات المؤسسة لحج هذا العام 1434هـ ؟ بدأت المؤسسة استعدادها لموسم حج 1434هـ مع نهاية موسم حج العام الماضي، حيث تم دراسة التقارير والخطط المطبقة وتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تطوير ووضع الحلول للسلبيات والعوائق التي ظهرت خلال الموسم الماضي فيما تم الاجتماع مع مكاتب شئون الحجاج والتي يربو عددها على اثنين وسبعين مكتبًا من مختلف دول العالم وذلك للتنسيق معهم وتسجيل ملحوظاتهم وآرائهم لأخذها في الاعتبار عند إعداد الخطة التشغيلية لحج هذا العام، كما تم عقد عدة اجتماعات مع الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة بخدمة الحاج لتنسيق الجهود وتكامل المهام فيما بيننا بالإضافة لتنظيم دورات وورش عمل بالتعاون مع بعض الجهات للارتقاء بمستوى الخدمات التي تقدمها المؤسسة وحاليًا بدأ تنفيذ الخطة التشغيلية بعد اعتمادها من معالي وزير الحج الدكتور بندر حجار مجمل القول: إن الاستعدادات تسير ولله الحمد على أكمل وجه، وشرف خدمة ضيوف الرحمن يجعلنا نعمل بكل طاقاتنا لراحة الحاج الكريم. الخطة التشغيلية ما أهم مستجدات الخطة التشغيلية للمؤسسة لهذا العام ؟ ** استحدثت المؤسسة هذا العام من خلال خطتها التشغيلية منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وأبرز ملامح هذه المنهجية تتلخص بالنقاط التالية:- * تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية، ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات في موعدها والقضاء على تكدسها وقت الذروة. * إنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية، لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن. * إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافى على المكاتب الميدانية. * تغطية ساحات مسجد الميقات بشبكة لاسلكية متطورة لتشغيل الأجهزة التقنية المحمولة وتسخيرها في سرعة تداول المعلومة، تقليصًا للمدة الزمنية لوصول الحجاج الكرام إلى حافلاتهم في الميقات. * الاستمرار في توحيد إجراء الخدمات الميدانية من خلال (الموظف الشامل الميداني) وذلك بدمج قطاع الإسكان الميداني مع لجنة الإشراف والمساندة وقطاع المغادرة مع إرشاد الحجاج التائهين مع الشركات السياحية بمسمى قطاع الخدمات الميدانية لتجويد وتوحيد العمل الميداني. أعداد وأرقام *ما عدد الحجاج المتوقع وصولهم للمدينة وكم عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة وعدد الموظفين فيها ؟ ** يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و(286) ألفًا و(547) حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) أما عن عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة فهي (14) مكتب خدمة ميدانية (10) مجالس وقطاع (4) مراكز استقبال (4) مراكز إرشاد فضلًا عن مقري المؤسسة الرئيسي والفرعي وإداراتهما والمكاتب بمجمع الداودية ويبلغ إجمالي العاملين بالمؤسسة خلال هذا العام حوالي (3500) ثلاثة آلاف وخمسمائة موظف ما بين دائم وموسمي بالإضافة إلى العاملين ضمن التعاقدات من مدخلي بيانات وخلافه. تأهيل الموظف ** هل يتم تأهيل هذا العدد من الموظفين لخدمة ضيوف الرحمن ؟ يوجد بالمؤسسة قطاع خاص بالتدريب والتطوير ويعمل هذا القطاع على تنظيم الدورات التدريبية وورش العمل فضلًا عن الندوات التثقيفية وفق برنامج محدد لا يستثني أحد بما فيهم أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة من خلال ثلاثة برامج عمل لقطاع التدريب والتوظيف وهي:- * الدورات التدريبية الخاصة بالقيادة العليا من السادة أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة الدائمة * الدورات التدريبية المتعلقة بالنواحي التشغيلية في أعمال موسم الحج خاصة المستجد منها * الندوات التوعوية والتثقيفية جار في هذا العام تنظيم (22) دورة تدريبية و9 ورش عمل وتدريب متخصص وسبع ندوات ولقاءات، فضلًا عن برامج التدريب على رأس العمل وتغطي هذه البرامج جميع العاملين بالمؤسسة الدائمين والموسمين. ** يلاحظ تباينًا في مستوى الأداء والنجاح بين المكاتب الميدانية إلى ماذا تعزون هذا التباين ؟ من الطبيعي أن يكون هناك تباين في مستوى الأداء والنجاح بين مكتب وآخر من مكاتب الخدمة الميدانية بالمؤسسة ويعزي هذا الأمر في نظري إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب من مكاتب الخدمة مقارنة بغيرها، إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة ولتلافي هذا التباين، تم في هذا العام إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافي على المكاتب الميدانية. تطوير الخدمة * أعلنتم مؤخرًا عن انتهاء المرحلة الأولى من تطوير مكاتب الخدمة الميدانية لو تحدثونا عن هذا المشروع ؟ استجابة لتوجيهات سمو أمير المنطقة وبمتابعة معالي وزير الحج شرعت المؤسسة الأهلية للأدلاء بوضع خطة على مرحلتين لتطوير جميع مكاتب الخدمة الميدانية وتم بفضل الله الانتهاء من المرحلة التطويرية الأولى والتي شملت مكاتب ( مصر – السودان – بلاد الشام – المغرب العربي – نيجيريا ) وجهزت بأثاث وأجهزة تقنية حديثة فضلا عن تطوير آليات العمل، حيث سيتم تطبيق نظام الموظف الشامل وتسخير التقنية بشكل كامل لإنهاء جميع إجراءات الحجاج الكرام وباشرت هذه المكاتب أعمالها موسم حج هذا العام 1434هـ، فيما سيتم الانتهاء من تنفيذ المرحلة الثانية لباقي المكاتب إن شاء الله خلال العام المقبل. أكد يوسف أحمد حوالة رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء أن الخطة التشغيلية التي استحدثتها المؤسسة هذا العام تحمل منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن، لافتًا إلى أبرز خطوطها والمتمثلة في تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات وإنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن وإعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري وعن تباين الأداء بين مكاتب الخدمة لم ينكر حوالة «التباين»، معزيًا الأمر إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة وعن توقعاته في أعداد الحجاج القادمين، قال: يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و286 ألفًا و 547 حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) وعرج حوالة 3500 إلى أعداد منسوبي المؤسسة، قائلا: إن 3500 موظف يعملون في خدمة الحجاج موزعين علي 32 مكتبًا وقطاعًا خدميًا جاء ذلك في حواره مع المدينة فإلى نص الحوار: خدمة الضيوف قام صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة مؤخرًا باستقبال مجلس إدارة المؤسسة ما هي توجهات سموه لكم ؟ يحظى أبناء منطقة المدينة المنورة باهتمام سمو أمير المنطقة والمؤسسة الأهلية للأدلاء ليست استثناء من هذا الاهتمام بل لها خصوصية كونها تخدم ضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وهو الأمر الذي يأخذ أولوية قصوى عند سموه الكريم وجاء استقبال سموه حفظه الله لأعضاء مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء تقديرًا من سموه الكريم لدور المؤسسة في خدمة ضيوف الرحمن وهو تقدير نتشرف ونعتز به في مجلس الإدارة وقد استمعنا إلى توجيهات سموه الكريم التي تركزت على تطوير الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن وألا تقف عند حد معين والعمل على راحة الحاج الكريم، مؤكدًا -رعاه الله- على أهمية إعطاء الأولوية لأبناء هذا الوطن في العمل بالمؤسسة لخدمة الحجاج الكرام. خدمة ضيوف الرحمن ** ما طبيعة عمل المؤسسة ودورها بخدمة ضيوف الرحمن ؟ المؤسسة الأهلية للأدلاء إحدى الجهات التنفيذية لأداء الخدمات للحجاج الكرام تستشعر عظم المسؤولية وتحرص دائما لأن تكون واجهة مشرفة للقيادة والوطن، ويشهد كل موسم حج برامج وأهداف تحرص المؤسسة على تحقيقها من خلال الدراسة والبحث والمعايشة الميدانية لحركة العمل ومتطلباته، والعمل من خلال خطة تشغيلية شامله تحمل في طياتها كل مراحل العمل التنفيذية والتقنية والإدارية ومتطلبات تنفيذ الخطة التشغيلية والمستجدات والهيكل التنظيمي وتطلعات المؤسسة نحو التطوير المستمر الذي نسعى إليه من موسم حج لآخر. أما فيما يخص دورها بخدمة ضيوف الرحمن فهو يرتكز في تفاصيله وآلياته على خدمة جميع الحجاج الكرام الذين يصلون للمدينة المنورة بدءًا من الاستقبال وتسجيل بياناتهم وحفظ جوازاتهم مرورًا بمتابعة خدمات الإسكان والإرشاد والرعاية الصحية وصولًا لتوديعهم بحفظ الله ورعايته، فضلًا عن الترتيبات التي تسبق وصول الحجاج والمتمثلة بالتنسيق مع مكاتب شئون الحجاج والشركات السياحية والجهات ذات العلاقة كما تحظى خدمات متابعة المساكن بأقصى درجات الاهتمام المخصصة للحجاج والتأكد من استيفائها للشروط المنصوص عليها نظامًا قبل المصادقة على عقود الإسكان، باختصار فالمؤسسة تهتم بجميع شئون الحاج الكريم منذ وصوله المدينة المنورة وحتى مغادرته لها. استعدادات وجاهزية ماذا عن استعدادات المؤسسة لحج هذا العام 1434هـ ؟ بدأت المؤسسة استعدادها لموسم حج 1434هـ مع نهاية موسم حج العام الماضي، حيث تم دراسة التقارير والخطط المطبقة وتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تطوير ووضع الحلول للسلبيات والعوائق التي ظهرت خلال الموسم الماضي فيما تم الاجتماع مع مكاتب شئون الحجاج والتي يربو عددها على اثنين وسبعين مكتبًا من مختلف دول العالم وذلك للتنسيق معهم وتسجيل ملحوظاتهم وآرائهم لأخذها في الاعتبار عند إعداد الخطة التشغيلية لحج هذا العام، كما تم عقد عدة اجتماعات مع الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة بخدمة الحاج لتنسيق الجهود وتكامل المهام فيما بيننا بالإضافة لتنظيم دورات وورش عمل بالتعاون مع بعض الجهات للارتقاء بمستوى الخدمات التي تقدمها المؤسسة وحاليًا بدأ تنفيذ الخطة التشغيلية بعد اعتمادها من معالي وزير الحج الدكتور بندر حجار مجمل القول: إن الاستعدادات تسير ولله الحمد على أكمل وجه، وشرف خدمة ضيوف الرحمن يجعلنا نعمل بكل طاقاتنا لراحة الحاج الكريم. الخطة التشغيلية ما أهم مستجدات الخطة التشغيلية للمؤسسة لهذا العام ؟ ** استحدثت المؤسسة هذا العام من خلال خطتها التشغيلية منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وأبرز ملامح هذه المنهجية تتلخص بالنقاط التالية:- * تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية، ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات في موعدها والقضاء على تكدسها وقت الذروة. * إنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية، لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن. * إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافى على المكاتب الميدانية. * تغطية ساحات مسجد الميقات بشبكة لاسلكية متطورة لتشغيل الأجهزة التقنية المحمولة وتسخيرها في سرعة تداول المعلومة، تقليصًا للمدة الزمنية لوصول الحجاج الكرام إلى حافلاتهم في الميقات. * الاستمرار في توحيد إجراء الخدمات الميدانية من خلال (الموظف الشامل الميداني) وذلك بدمج قطاع الإسكان الميداني مع لجنة الإشراف والمساندة وقطاع المغادرة مع إرشاد الحجاج التائهين مع الشركات السياحية بمسمى قطاع الخدمات الميدانية لتجويد وتوحيد العمل الميداني. أعداد وأرقام *ما عدد الحجاج المتوقع وصولهم للمدينة وكم عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة وعدد الموظفين فيها ؟ ** يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و(286) ألفًا و(547) حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) أما عن عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة فهي (14) مكتب خدمة ميدانية (10) مجالس وقطاع (4) مراكز استقبال (4) مراكز إرشاد فضلًا عن مقري المؤسسة الرئيسي والفرعي وإداراتهما والمكاتب بمجمع الداودية ويبلغ إجمالي العاملين بالمؤسسة خلال هذا العام حوالي (3500) ثلاثة آلاف وخمسمائة موظف ما بين دائم وموسمي بالإضافة إلى العاملين ضمن التعاقدات من مدخلي بيانات وخلافه. تأهيل الموظف ** هل يتم تأهيل هذا العدد من الموظفين لخدمة ضيوف الرحمن ؟ يوجد بالمؤسسة قطاع خاص بالتدريب والتطوير ويعمل هذا القطاع على تنظيم الدورات التدريبية وورش العمل فضلًا عن الندوات التثقيفية وفق برنامج محدد لا يستثني أحد بما فيهم أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة من خلال ثلاثة برامج عمل لقطاع التدريب والتوظيف وهي:- * الدورات التدريبية الخاصة بالقيادة العليا من السادة أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة الدائمة * الدورات التدريبية المتعلقة بالنواحي التشغيلية في أعمال موسم الحج خاصة المستجد منها * الندوات التوعوية والتثقيفية جار في هذا العام تنظيم (22) دورة تدريبية و9 ورش عمل وتدريب متخصص وسبع ندوات ولقاءات، فضلًا عن برامج التدريب على رأس العمل وتغطي هذه البرامج جميع العاملين بالمؤسسة الدائمين والموسمين. مستوى الأداء ** يلاحظ تباينًا في مستوى الأداء والنجاح بين المكاتب الميدانية إلى ماذا تعزون هذا التباين ؟ من الطبيعي أن يكون هناك تباين في مستوى الأداء والنجاح بين مكتب وآخر من مكاتب الخدمة الميدانية بالمؤسسة ويعزي هذا الأمر في نظري إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب من مكاتب الخدمة مقارنة بغيرها، إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة ولتلافي هذا التباين، تم في هذا العام إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافي على المكاتب الميدانية. تطوير الخدمة * أعلنتم مؤخرًا عن انتهاء المرحلة الأولى من تطوير مكاتب الخدمة الميدانية لو تحدثونا عن هذا المشروع ؟ استجابة لتوجيهات سمو أمير المنطقة وبمتابعة معالي وزير الحج شرعت المؤسسة الأهلية للأدلاء بوضع خطة على مرحلتين لتطوير جميع مكاتب الخدمة الميدانية وتم بفضل الله الانتهاء من المرحلة التطويرية الأولى والتي شملت مكاتب ( مصر – السودان – بلاد الشام – المغرب العربي – نيجيريا ) وجهزت بأثاث وأجهزة تقنية حديثة فضلا عن تطوير آليات العمل، حيث سيتم تطبيق نظام الموظف الشامل وتسخير التقنية بشكل كامل لإنهاء جميع إجراءات الحجاج الكرام وباشرت هذه المكاتب أعمالها موسم حج هذا العام 1434هـ، فيما سيتم الانتهاء من تنفيذ المرحلة الثانية لباقي المكاتب إن شاء الله خلال العام المقبل. أكد يوسف أحمد حوالة رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء أن الخطة التشغيلية التي استحدثتها المؤسسة هذا العام تحمل منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن، لافتًا إلى أبرز خطوطها والمتمثلة في تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات وإنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن وإعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري وعن تباين الأداء بين مكاتب الخدمة لم ينكر حوالة «التباين»، معزيًا الأمر إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة وعن توقعاته في أعداد الحجاج القادمين، قال: يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و286 ألفًا و 547 حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) وعرج حوالة 3500 إلى أعداد منسوبي المؤسسة، قائلا: إن 3500 موظف يعملون في خدمة الحجاج موزعين علي 32 مكتبًا وقطاعًا خدميًا جاء ذلك في حواره مع المدينة فإلى نص الحوار: خدمة الضيوف قام صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة مؤخرًا باستقبال مجلس إدارة المؤسسة ما هي توجهات سموه لكم ؟ يحظى أبناء منطقة المدينة المنورة باهتمام سمو أمير المنطقة والمؤسسة الأهلية للأدلاء ليست استثناء من هذا الاهتمام بل لها خصوصية كونها تخدم ضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وهو الأمر الذي يأخذ أولوية قصوى عند سموه الكريم وجاء استقبال سموه حفظه الله لأعضاء مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء تقديرًا من سموه الكريم لدور المؤسسة في خدمة ضيوف الرحمن وهو تقدير نتشرف ونعتز به في مجلس الإدارة وقد استمعنا إلى توجيهات سموه الكريم التي تركزت على تطوير الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن وألا تقف عند حد معين والعمل على راحة الحاج الكريم، مؤكدًا -رعاه الله- على أهمية إعطاء الأولوية لأبناء هذا الوطن في العمل بالمؤسسة لخدمة الحجاج الكرام. خدمة ضيوف الرحمن ** ما طبيعة عمل المؤسسة ودورها بخدمة ضيوف الرحمن ؟ المؤسسة الأهلية للأدلاء إحدى الجهات التنفيذية لأداء الخدمات للحجاج الكرام تستشعر عظم المسؤولية وتحرص دائما لأن تكون واجهة مشرفة للقيادة والوطن، ويشهد كل موسم حج برامج وأهداف تحرص المؤسسة على تحقيقها من خلال الدراسة والبحث والمعايشة الميدانية لحركة العمل ومتطلباته، والعمل من خلال خطة تشغيلية شامله تحمل في طياتها كل مراحل العمل التنفيذية والتقنية والإدارية ومتطلبات تنفيذ الخطة التشغيلية والمستجدات والهيكل التنظيمي وتطلعات المؤسسة نحو التطوير المستمر الذي نسعى إليه من موسم حج لآخر. أما فيما يخص دورها بخدمة ضيوف الرحمن فهو يرتكز في تفاصيله وآلياته على خدمة جميع الحجاج الكرام الذين يصلون للمدينة المنورة بدءًا من الاستقبال وتسجيل بياناتهم وحفظ جوازاتهم مرورًا بمتابعة خدمات الإسكان والإرشاد والرعاية الصحية وصولًا لتوديعهم بحفظ الله ورعايته، فضلًا عن الترتيبات التي تسبق وصول الحجاج والمتمثلة بالتنسيق مع مكاتب شئون الحجاج والشركات السياحية والجهات ذات العلاقة كما تحظى خدمات متابعة المساكن بأقصى درجات الاهتمام المخصصة للحجاج والتأكد من استيفائها للشروط المنصوص عليها نظامًا قبل المصادقة على عقود الإسكان، باختصار فالمؤسسة تهتم بجميع شئون الحاج الكريم منذ وصوله المدينة المنورة وحتى مغادرته لها. استعدادات وجاهزية ماذا عن استعدادات المؤسسة لحج هذا العام 1434هـ ؟ بدأت المؤسسة استعدادها لموسم حج 1434هـ مع نهاية موسم حج العام الماضي، حيث تم دراسة التقارير والخطط المطبقة وتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تطوير ووضع الحلول للسلبيات والعوائق التي ظهرت خلال الموسم الماضي فيما تم الاجتماع مع مكاتب شئون الحجاج والتي يربو عددها على اثنين وسبعين مكتبًا من مختلف دول العالم وذلك للتنسيق معهم وتسجيل ملحوظاتهم وآرائهم لأخذها في الاعتبار عند إعداد الخطة التشغيلية لحج هذا العام، كما تم عقد عدة اجتماعات مع الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة بخدمة الحاج لتنسيق الجهود وتكامل المهام فيما بيننا بالإضافة لتنظيم دورات وورش عمل بالتعاون مع بعض الجهات للارتقاء بمستوى الخدمات التي تقدمها المؤسسة وحاليًا بدأ تنفيذ الخطة التشغيلية بعد اعتمادها من معالي وزير الحج الدكتور بندر حجار مجمل القول: إن الاستعدادات تسير ولله الحمد على أكمل وجه، وشرف خدمة ضيوف الرحمن يجعلنا نعمل بكل طاقاتنا لراحة الحاج الكريم. الخطة التشغيلية ما أهم مستجدات الخطة التشغيلية للمؤسسة لهذا العام ؟ ** استحدثت المؤسسة هذا العام من خلال خطتها التشغيلية منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وأبرز ملامح هذه المنهجية تتلخص بالنقاط التالية:- * تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية، ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات في موعدها والقضاء على تكدسها وقت الذروة. * إنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية، لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن. * إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافى على المكاتب الميدانية. * تغطية ساحات مسجد الميقات بشبكة لاسلكية متطورة لتشغيل الأجهزة التقنية المحمولة وتسخيرها في سرعة تداول المعلومة، تقليصًا للمدة الزمنية لوصول الحجاج الكرام إلى حافلاتهم في الميقات. * الاستمرار في توحيد إجراء الخدمات الميدانية من خلال (الموظف الشامل الميداني) وذلك بدمج قطاع الإسكان الميداني مع لجنة الإشراف والمساندة وقطاع المغادرة مع إرشاد الحجاج التائهين مع الشركات السياحية بمسمى قطاع الخدمات الميدانية لتجويد وتوحيد العمل الميداني. أعداد وأرقام *ما عدد الحجاج المتوقع وصولهم للمدينة وكم عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة وعدد الموظفين فيها ؟ ** يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و(286) ألفًا و(547) حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) أما عن عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة فهي (14) مكتب خدمة ميدانية (10) مجالس وقطاع (4) مراكز استقبال (4) مراكز إرشاد فضلًا عن مقري المؤسسة الرئيسي والفرعي وإداراتهما والمكاتب بمجمع الداودية ويبلغ إجمالي العاملين بالمؤسسة خلال هذا العام حوالي (3500) ثلاثة آلاف وخمسمائة موظف ما بين دائم وموسمي بالإضافة إلى العاملين ضمن التعاقدات من مدخلي بيانات وخلافه. تأهيل الموظف ** هل يتم تأهيل هذا العدد من الموظفين لخدمة ضيوف الرحمن ؟ يوجد بالمؤسسة قطاع خاص بالتدريب والتطوير ويعمل هذا القطاع على تنظيم الدورات التدريبية وورش العمل فضلًا عن الندوات التثقيفية وفق برنامج محدد لا يستثني أحد بما فيهم أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة من خلال ثلاثة برامج عمل لقطاع التدريب والتوظيف وهي:- * الدورات التدريبية الخاصة بالقيادة العليا من السادة أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة الدائمة * الدورات التدريبية المتعلقة بالنواحي التشغيلية في أعمال موسم الحج خاصة المستجد منها * الندوات التوعوية والتثقيفية جار في هذا العام تنظيم (22) دورة تدريبية و9 ورش عمل وتدريب متخصص وسبع ندوات ولقاءات، فضلًا عن برامج التدريب على رأس العمل وتغطي هذه البرامج جميع العاملين بالمؤسسة الدائمين والموسمين. مستوى الأداء ** يلاحظ تباينًا في مستوى الأداء والنجاح بين المكاتب الميدانية إلى ماذا تعزون هذا التباين ؟ من الطبيعي أن يكون هناك تباين في مستوى الأداء والنجاح بين مكتب وآخر من مكاتب الخدمة الميدانية بالمؤسسة ويعزي هذا الأمر في نظري إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب من مكاتب الخدمة مقارنة بغيرها، إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة ولتلافي هذا التباين، تم في هذا العام إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافي على المكاتب الميدانية. تطوير الخدمة * أعلنتم مؤخرًا عن انتهاء المرحلة الأولى من تطوير مكاتب الخدمة الميدانية لو تحدثونا عن هذا المشروع ؟ استجابة لتوجيهات سمو أمير المنطقة وبمتابعة معالي وزير الحج شرعت المؤسسة الأهلية للأدلاء بوضع خطة على مرحلتين لتطوير جميع مكاتب الخدمة الميدانية وتم بفضل الله الانتهاء من المرحلة التطويرية الأولى والتي شملت مكاتب ( مصر – السودان – بلاد الشام – المغرب العربي – نيجيريا ) وجهزت بأثاث وأجهزة تقنية حديثة فضلا عن تطوير آليات العمل، حيث سيتم تطبيق نظام الموظف الشامل وتسخير التقنية بشكل كامل لإنهاء جميع إجراءات الحجاج الكرام وباشرت هذه المكاتب أعمالها موسم حج هذا العام 1434هـ، فيما سيتم الانتهاء من تنفيذ المرحلة الثانية لباقي المكاتب إن شاء الله خلال العام المقبل. أكد يوسف أحمد حوالة رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء أن الخطة التشغيلية التي استحدثتها المؤسسة هذا العام تحمل منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن، لافتًا إلى أبرز خطوطها والمتمثلة في تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات وإنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن وإعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري وعن تباين الأداء بين مكاتب الخدمة لم ينكر حوالة «التباين»، معزيًا الأمر إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة وعن توقعاته في أعداد الحجاج القادمين، قال: يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و286 ألفًا و 547 حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) وعرج حوالة 3500 إلى أعداد منسوبي المؤسسة، قائلا: إن 3500 موظف يعملون في خدمة الحجاج موزعين علي 32 مكتبًا وقطاعًا خدميًا جاء ذلك في حواره مع المدينة فإلى نص الحوار: خدمة الضيوف قام صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة مؤخرًا باستقبال مجلس إدارة المؤسسة ما هي توجهات سموه لكم ؟ يحظى أبناء منطقة المدينة المنورة باهتمام سمو أمير المنطقة والمؤسسة الأهلية للأدلاء ليست استثناء من هذا الاهتمام بل لها خصوصية كونها تخدم ضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وهو الأمر الذي يأخذ أولوية قصوى عند سموه الكريم وجاء استقبال سموه حفظه الله لأعضاء مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء تقديرًا من سموه الكريم لدور المؤسسة في خدمة ضيوف الرحمن وهو تقدير نتشرف ونعتز به في مجلس الإدارة وقد استمعنا إلى توجيهات سموه الكريم التي تركزت على تطوير الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن وألا تقف عند حد معين والعمل على راحة الحاج الكريم، مؤكدًا -رعاه الله- على أهمية إعطاء الأولوية لأبناء هذا الوطن في العمل بالمؤسسة لخدمة الحجاج الكرام. خدمة ضيوف الرحمن ** ما طبيعة عمل المؤسسة ودورها بخدمة ضيوف الرحمن ؟ المؤسسة الأهلية للأدلاء إحدى الجهات التنفيذية لأداء الخدمات للحجاج الكرام تستشعر عظم المسؤولية وتحرص دائما لأن تكون واجهة مشرفة للقيادة والوطن، ويشهد كل موسم حج برامج وأهداف تحرص المؤسسة على تحقيقها من خلال الدراسة والبحث والمعايشة الميدانية لحركة العمل ومتطلباته، والعمل من خلال خطة تشغيلية شامله تحمل في طياتها كل مراحل العمل التنفيذية والتقنية والإدارية ومتطلبات تنفيذ الخطة التشغيلية والمستجدات والهيكل التنظيمي وتطلعات المؤسسة نحو التطوير المستمر الذي نسعى إليه من موسم حج لآخر. أما فيما يخص دورها بخدمة ضيوف الرحمن فهو يرتكز في تفاصيله وآلياته على خدمة جميع الحجاج الكرام الذين يصلون للمدينة المنورة بدءًا من الاستقبال وتسجيل بياناتهم وحفظ جوازاتهم مرورًا بمتابعة خدمات الإسكان والإرشاد والرعاية الصحية وصولًا لتوديعهم بحفظ الله ورعايته، فضلًا عن الترتيبات التي تسبق وصول الحجاج والمتمثلة بالتنسيق مع مكاتب شئون الحجاج والشركات السياحية والجهات ذات العلاقة كما تحظى خدمات متابعة المساكن بأقصى درجات الاهتمام المخصصة للحجاج والتأكد من استيفائها للشروط المنصوص عليها نظامًا قبل المصادقة على عقود الإسكان، باختصار فالمؤسسة تهتم بجميع شئون الحاج الكريم منذ وصوله المدينة المنورة وحتى مغادرته لها. استعدادات وجاهزية ماذا عن استعدادات المؤسسة لحج هذا العام 1434هـ ؟ بدأت المؤسسة استعدادها لموسم حج 1434هـ مع نهاية موسم حج العام الماضي، حيث تم دراسة التقارير والخطط المطبقة وتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تطوير ووضع الحلول للسلبيات والعوائق التي ظهرت خلال الموسم الماضي فيما تم الاجتماع مع مكاتب شئون الحجاج والتي يربو عددها على اثنين وسبعين مكتبًا من مختلف دول العالم وذلك للتنسيق معهم وتسجيل ملحوظاتهم وآرائهم لأخذها في الاعتبار عند إعداد الخطة التشغيلية لحج هذا العام، كما تم عقد عدة اجتماعات مع الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة بخدمة الحاج لتنسيق الجهود وتكامل المهام فيما بيننا بالإضافة لتنظيم دورات وورش عمل بالتعاون مع بعض الجهات للارتقاء بمستوى الخدمات التي تقدمها المؤسسة وحاليًا بدأ تنفيذ الخطة التشغيلية بعد اعتمادها من معالي وزير الحج الدكتور بندر حجار مجمل القول: إن الاستعدادات تسير ولله الحمد على أكمل وجه، وشرف خدمة ضيوف الرحمن يجعلنا نعمل بكل طاقاتنا لراحة الحاج الكريم. الخطة التشغيلية ما أهم مستجدات الخطة التشغيلية للمؤسسة لهذا العام ؟ ** استحدثت المؤسسة هذا العام من خلال خطتها التشغيلية منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وأبرز ملامح هذه المنهجية تتلخص بالنقاط التالية:- * تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية، ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات في موعدها والقضاء على تكدسها وقت الذروة. * إنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية، لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن. * إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافى على المكاتب الميدانية. * تغطية ساحات مسجد الميقات بشبكة لاسلكية متطورة لتشغيل الأجهزة التقنية المحمولة وتسخيرها في سرعة تداول المعلومة، تقليصًا للمدة الزمنية لوصول الحجاج الكرام إلى حافلاتهم في الميقات. * الاستمرار في توحيد إجراء الخدمات الميدانية من خلال (الموظف الشامل الميداني) وذلك بدمج قطاع الإسكان الميداني مع لجنة الإشراف والمساندة وقطاع المغادرة مع إرشاد الحجاج التائهين مع الشركات السياحية بمسمى قطاع الخدمات الميدانية لتجويد وتوحيد العمل الميداني. أعداد وأرقام *ما عدد الحجاج المتوقع وصولهم للمدينة وكم عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة وعدد الموظفين فيها ؟ ** يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و(286) ألفًا و(547) حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) أما عن عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة فهي (14) مكتب خدمة ميدانية (10) مجالس وقطاع (4) مراكز استقبال (4) مراكز إرشاد فضلًا عن مقري المؤسسة الرئيسي والفرعي وإداراتهما والمكاتب بمجمع الداودية ويبلغ إجمالي العاملين بالمؤسسة خلال هذا العام حوالي (3500) ثلاثة آلاف وخمسمائة موظف ما بين دائم وموسمي بالإضافة إلى العاملين ضمن التعاقدات من مدخلي بيانات وخلافه. تأهيل الموظف ** هل يتم تأهيل هذا العدد من الموظفين لخدمة ضيوف الرحمن ؟ يوجد بالمؤسسة قطاع خاص بالتدريب والتطوير ويعمل هذا القطاع على تنظيم الدورات التدريبية وورش العمل فضلًا عن الندوات التثقيفية وفق برنامج محدد لا يستثني أحد بما فيهم أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة من خلال ثلاثة برامج عمل لقطاع التدريب والتوظيف وهي:- * الدورات التدريبية الخاصة بالقيادة العليا من السادة أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة الدائمة * الدورات التدريبية المتعلقة بالنواحي التشغيلية في أعمال موسم الحج خاصة المستجد منها * الندوات التوعوية والتثقيفية جار في هذا العام تنظيم (22) دورة تدريبية و9 ورش عمل وتدريب متخصص وسبع ندوات ولقاءات، فضلًا عن برامج التدريب على رأس العمل وتغطي هذه البرامج جميع العاملين بالمؤسسة الدائمين والموسمين. مستوى الأداء ** يلاحظ تباينًا في مستوى الأداء والنجاح بين المكاتب الميدانية إلى ماذا تعزون هذا التباين ؟ من الطبيعي أن يكون هناك تباين في مستوى الأداء والنجاح بين مكتب وآخر من مكاتب الخدمة الميدانية بالمؤسسة ويعزي هذا الأمر في نظري إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب من مكاتب الخدمة مقارنة بغيرها، إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة ولتلافي هذا التباين، تم في هذا العام إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافي على المكاتب الميدانية. تطوير الخدمة * أعلنتم مؤخرًا عن انتهاء المرحلة الأولى من تطوير مكاتب الخدمة الميدانية لو تحدثونا عن هذا المشروع ؟ استجابة لتوجيهات سمو أمير المنطقة وبمتابعة معالي وزير الحج شرعت المؤسسة الأهلية للأدلاء بوضع خطة على مرحلتين لتطوير جميع مكاتب الخدمة الميدانية وتم بفضل الله الانتهاء من المرحلة التطويرية الأولى والتي شملت مكاتب ( مصر – السودان – بلاد الشام – المغرب العربي – نيجيريا ) وجهزت بأثاث وأجهزة تقنية حديثة فضلا عن تطوير آليات العمل، حيث سيتم تطبيق نظام الموظف الشامل وتسخير التقنية بشكل كامل لإنهاء جميع إجراءات الحجاج الكرام وباشرت هذه المكاتب أعمالها موسم حج هذا العام 1434هـ، فيما سيتم الانتهاء من تنفيذ المرحلة الثانية لباقي المكاتب إن شاء الله خلال العام المقبل. أكد يوسف أحمد حوالة رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء أن الخطة التشغيلية التي استحدثتها المؤسسة هذا العام تحمل منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن، لافتًا إلى أبرز خطوطها والمتمثلة في تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات وإنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن وإعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري وعن تباين الأداء بين مكاتب الخدمة لم ينكر حوالة «التباين»، معزيًا الأمر إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة وعن توقعاته في أعداد الحجاج القادمين، قال: يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و286 ألفًا و 547 حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) وعرج حوالة 3500 إلى أعداد منسوبي المؤسسة، قائلا: إن 3500 موظف يعملون في خدمة الحجاج موزعين علي 32 مكتبًا وقطاعًا خدميًا جاء ذلك في حواره مع المدينة فإلى نص الحوار: خدمة الضيوف قام صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة مؤخرًا باستقبال مجلس إدارة المؤسسة ما هي توجهات سموه لكم ؟ يحظى أبناء منطقة المدينة المنورة باهتمام سمو أمير المنطقة والمؤسسة الأهلية للأدلاء ليست استثناء من هذا الاهتمام بل لها خصوصية كونها تخدم ضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وهو الأمر الذي يأخذ أولوية قصوى عند سموه الكريم وجاء استقبال سموه حفظه الله لأعضاء مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء تقديرًا من سموه الكريم لدور المؤسسة في خدمة ضيوف الرحمن وهو تقدير نتشرف ونعتز به في مجلس الإدارة وقد استمعنا إلى توجيهات سموه الكريم التي تركزت على تطوير الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن وألا تقف عند حد معين والعمل على راحة الحاج الكريم، مؤكدًا -رعاه الله- على أهمية إعطاء الأولوية لأبناء هذا الوطن في العمل بالمؤسسة لخدمة الحجاج الكرام. خدمة ضيوف الرحمن ** ما طبيعة عمل المؤسسة ودورها بخدمة ضيوف الرحمن ؟ المؤسسة الأهلية للأدلاء إحدى الجهات التنفيذية لأداء الخدمات للحجاج الكرام تستشعر عظم المسؤولية وتحرص دائما لأن تكون واجهة مشرفة للقيادة والوطن، ويشهد كل موسم حج برامج وأهداف تحرص المؤسسة على تحقيقها من خلال الدراسة والبحث والمعايشة الميدانية لحركة العمل ومتطلباته، والعمل من خلال خطة تشغيلية شامله تحمل في طياتها كل مراحل العمل التنفيذية والتقنية والإدارية ومتطلبات تنفيذ الخطة التشغيلية والمستجدات والهيكل التنظيمي وتطلعات المؤسسة نحو التطوير المستمر الذي نسعى إليه من موسم حج لآخر. أما فيما يخص دورها بخدمة ضيوف الرحمن فهو يرتكز في تفاصيله وآلياته على خدمة جميع الحجاج الكرام الذين يصلون للمدينة المنورة بدءًا من الاستقبال وتسجيل بياناتهم وحفظ جوازاتهم مرورًا بمتابعة خدمات الإسكان والإرشاد والرعاية الصحية وصولًا لتوديعهم بحفظ الله ورعايته، فضلًا عن الترتيبات التي تسبق وصول الحجاج والمتمثلة بالتنسيق مع مكاتب شئون الحجاج والشركات السياحية والجهات ذات العلاقة كما تحظى خدمات متابعة المساكن بأقصى درجات الاهتمام المخصصة للحجاج والتأكد من استيفائها للشروط المنصوص عليها نظامًا قبل المصادقة على عقود الإسكان، باختصار فالمؤسسة تهتم بجميع شئون الحاج الكريم منذ وصوله المدينة المنورة وحتى مغادرته لها. استعدادات وجاهزية ماذا عن استعدادات المؤسسة لحج هذا العام 1434هـ ؟ بدأت المؤسسة استعدادها لموسم حج 1434هـ مع نهاية موسم حج العام الماضي، حيث تم دراسة التقارير والخطط المطبقة وتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تطوير ووضع الحلول للسلبيات والعوائق التي ظهرت خلال الموسم الماضي فيما تم الاجتماع مع مكاتب شئون الحجاج والتي يربو عددها على اثنين وسبعين مكتبًا من مختلف دول العالم وذلك للتنسيق معهم وتسجيل ملحوظاتهم وآرائهم لأخذها في الاعتبار عند إعداد الخطة التشغيلية لحج هذا العام، كما تم عقد عدة اجتماعات مع الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة بخدمة الحاج لتنسيق الجهود وتكامل المهام فيما بيننا بالإضافة لتنظيم دورات وورش عمل بالتعاون مع بعض الجهات للارتقاء بمستوى الخدمات التي تقدمها المؤسسة وحاليًا بدأ تنفيذ الخطة التشغيلية بعد اعتمادها من معالي وزير الحج الدكتور بندر حجار مجمل القول: إن الاستعدادات تسير ولله الحمد على أكمل وجه، وشرف خدمة ضيوف الرحمن يجعلنا نعمل بكل طاقاتنا لراحة الحاج الكريم. الخطة التشغيلية ما أهم مستجدات الخطة التشغيلية للمؤسسة لهذا العام ؟ ** استحدثت المؤسسة هذا العام من خلال خطتها التشغيلية منهجية جديدة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وأبرز ملامح هذه المنهجية تتلخص بالنقاط التالية:- * تحويل خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى مكاتب الخدمة الميدانية، ضمانًا لسرعة تسجيل الجوازات في موعدها والقضاء على تكدسها وقت الذروة. * إنشاء خمسة مقار مكاتب ميدانية، لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن. * إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافى على المكاتب الميدانية. * تغطية ساحات مسجد الميقات بشبكة لاسلكية متطورة لتشغيل الأجهزة التقنية المحمولة وتسخيرها في سرعة تداول المعلومة، تقليصًا للمدة الزمنية لوصول الحجاج الكرام إلى حافلاتهم في الميقات. * الاستمرار في توحيد إجراء الخدمات الميدانية من خلال (الموظف الشامل الميداني) وذلك بدمج قطاع الإسكان الميداني مع لجنة الإشراف والمساندة وقطاع المغادرة مع إرشاد الحجاج التائهين مع الشركات السياحية بمسمى قطاع الخدمات الميدانية لتجويد وتوحيد العمل الميداني. أعداد وأرقام *ما عدد الحجاج المتوقع وصولهم للمدينة وكم عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة وعدد الموظفين فيها ؟ ** يتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين للمدينة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعد الحج مليون و(286) ألفًا و(547) حاجًا معظمهم سيصل عن طريق مركزي استقبال الهجرة (1) و(2) أما عن عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة فهي (14) مكتب خدمة ميدانية (10) مجالس وقطاع (4) مراكز استقبال (4) مراكز إرشاد فضلًا عن مقري المؤسسة الرئيسي والفرعي وإداراتهما والمكاتب بمجمع الداودية ويبلغ إجمالي العاملين بالمؤسسة خلال هذا العام حوالي (3500) ثلاثة آلاف وخمسمائة موظف ما بين دائم وموسمي بالإضافة إلى العاملين ضمن التعاقدات من مدخلي بيانات وخلافه. تأهيل الموظف ** هل يتم تأهيل هذا العدد من الموظفين لخدمة ضيوف الرحمن ؟ يوجد بالمؤسسة قطاع خاص بالتدريب والتطوير ويعمل هذا القطاع على تنظيم الدورات التدريبية وورش العمل فضلًا عن الندوات التثقيفية وفق برنامج محدد لا يستثني أحد بما فيهم أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة من خلال ثلاثة برامج عمل لقطاع التدريب والتوظيف وهي:- * الدورات التدريبية الخاصة بالقيادة العليا من السادة أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة الدائمة * الدورات التدريبية المتعلقة بالنواحي التشغيلية في أعمال موسم الحج خاصة المستجد منها * الندوات التوعوية والتثقيفية جار في هذا العام تنظيم (22) دورة تدريبية و9 ورش عمل وتدريب متخصص وسبع ندوات ولقاءات، فضلًا عن برامج التدريب على رأس العمل وتغطي هذه البرامج جميع العاملين بالمؤسسة الدائمين والموسمين. مستوى الأداء ** يلاحظ تباينًا في مستوى الأداء والنجاح بين المكاتب الميدانية إلى ماذا تعزون هذا التباين ؟ من الطبيعي أن يكون هناك تباين في مستوى الأداء والنجاح بين مكتب وآخر من مكاتب الخدمة الميدانية بالمؤسسة ويعزي هذا الأمر في نظري إلى كثافة عدد حجاج كل مكتب من مكاتب الخدمة مقارنة بغيرها، إلى جانب بعض اجتهادات رؤساء المكاتب في تطبيق آليات الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة ولتلافي هذا التباين، تم في هذا العام إعادة الهيكلة واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد لتطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية ولتحقيق المزيد من التجويد الإداري والإشرافي على المكاتب الميدانية. تطوير الخدمة * أعلنتم مؤخرًا عن انتهاء المرحلة الأولى من تطوير مكاتب الخدمة الميدانية لو تحدثونا عن هذا المشروع ؟ استجابة لتوجيهات سمو أمير المنطقة وبمتابعة معالي وزير الحج شرعت المؤسسة الأهلية للأدلاء بوضع خطة على مرحلتين لتطوير جميع مكاتب الخدمة الميدانية وتم بفضل الله الانتهاء من المرحلة التطويرية الأولى والتي شملت مكاتب ( مصر – السودان – بلاد الشام – المغرب العربي – نيجيريا ) وجهزت بأثاث وأجهزة تقنية حديثة فضلا عن تطوير آليات العمل، حيث سيتم تطبيق نظام الموظف الشامل وتسخير التقنية بشكل كامل لإنهاء جميع إجراءات الحجاج الكرام وباشرت هذه المكاتب أعمالها موسم حج هذا العام 1434هـ، فيما سيتم الانتهاء من تنفيذ المرحلة الثانية لباقي المكاتب إن شاء الله خلال العام المقبل. المزيد من الصور :