التوثيق له أهمية بالغة في جميع التعاملات في شتى مجالات الحياة، وأصله ما أكده القرآن الكريم بقوله تعالى: "يا أيها الذين آمنوا إذا تداينتم بدين إلى أجل مسمى فاكتبوه وليكتب بينكم كاتب بالعدل ولا يأب كاتب أن يكتب كما علمه الله فليكتب وليملل الذي عليه الحق"، واليوم مع تطور القانون والأعراف أصبح التوثيق ذا أهمية بالغة، لها تأثير على الأوراق التي يراد لها أثر قانوني. التوثيق هو التسجيل والحصول على معلومات ثابتة غير قابلة للإنكار والطعن في معناها الأصلي، كما أنه يترتب على التسجيل أن يكون حجة بالنسبة إلى أطرافه وإلى غيرهم فهو يبين عناصر كل اتفاقية معقودة بين شخصين أو أكثر ويضمن حجيتها أمام القانون، وأيضا يحسم النزاع بين الأطراف المتعاقدة، موضحا لكل شخص ما له وما عليه من واجبات وحقوق تجاه الآخر. فعند توثيق الوصية من المورّث "توثيق الوصية يكون عن طريق المحكمة" مثلا؛ فلا يستطيع أحد الورثة إنكارها كونها موثقة رسميا، وأصبحت الوصية معترفا بها قانونا بعد التوثيق ولا تحتاج إلى إثبات، كما أن توثيق الدين لا يحتاج هو أيضا إلى إثبات، فورقة الدين الموثقة أصبحت "سندا تنفيذيا" بعد التوثيق كما يسميها نظام التنفيذ، وهكذا اتفاقيات الشركاء عند توثيق ذلك فإنه لا يستطيع أحدهم إنكار توقيعه على تلك الورقة وهكذا. ولا شك أن هناك عديدا من الأشخاص الذين وقعوا في دوامة الثقة لعدم توثيق عقودهم ما أدى ذلك لكثرة تواجدهم في أروقة المحاكم لحل معاناتهم التي سببها عدم توثيق عقودهم في مختلف المعاملات. من هنا نجد أن التوثيق هو الحل الأمثل للجميع لحفظ الحقوق وتصديقها نظاما، حيث لا يمكن إنكارها أو الطعن في صحة التوقيع ومحتوى الورقة الموثقة. كما أن الفائدة العظمى من توثيق الأوراق ـــ حسب نظام التنفيذ الجديد ـــ لا يحتاج معه صاحبه لرفع دعوى إثبات الحق أمام المحاكم، بل يمكنه الذهاب إلى محكمة التنفيذ مباشرة في حال كانت الورقة إقرارا لدين مثلا، فلا حاجة للذهاب إلى المحاكم وجلسات طويلة لأجل إثبات الدين، بل مباشرة يذهب صاحب الورقة الموثقة إلى التنفيذ ليطلب إلزام المدين بسداد الدين. وقد نجد الكثير من الأفراد أو الشركات ممن يجهلون أهمية توثيق عقودهم في أغلب معاملاتهم سواء المدنية أو تجارية ويتجاهلون حفظ هذه العقود وعدم اللجوء للمختصين بذلك رغم أنها من أهم الأمور. تفويض المحامين لتوثيق عقود الشركات والأفراد .. وزارة العدل أخيرا أطلقت مشروع خدمة الموثقين الذي يهدف لتسهيل إجراءات التوثيق للشركات والأفراد، وبموجبه تم ترخيص عدد من المحامين ليتم قيدهم في الموثقين المعتمدين، للقيام ببعض أعمال كاتب العدل مثل توثيق وكالات الأفراد، وكالات المؤسسات والشركات، توثيق عقود الشركات والإقرارات وهكذا. وكان قد خول نظام القضاء وزير العدل بإصدار لائحة نظامية لذلك حسب المادة 74. العقود والإقرارات الصادرة من الموثقين تعد سندات تنفيذية بمعنى أنها "تقدم لمحكمة التنفيذ لطلب تنفيذها" لأن المنظم اعتبرها سندات تنفيذية واجبة التنفيذ. فحسب المادة (9) من نظام تنفيذ "لا يجوز التنفيذ الجبري إلا بسند تنفيذي لحق محدد المقدار حال الأداء، والسندات التنفيذية هي: ـــ الأحكام، القرارات، والأوامر الصادرة من المحاكم. ـــ أحكام المحكمين المذيلة بأمر التنفيذ وفقا لنظام التحكيم. ـــ محاضر الصلح التي تصدرها الجهات المخولة بذلك أو التي تصدق عليها المحاكم. ـــ الأوراق التجارية ـــ العقود والأوراق الموثقة ـــ الأحكام، والأوامر القضائية، وأحكام المحكمين، والمحررات الموثوقة الصادرة في بلد أجنبي ـــ الأوراق العادية التي يقر باستحقاق محتواها كليا، أو جزئيا ـــ العقود والأوراق الأخرى التي لها قوة سند التنفيذ بموجب النظام" بالتالي فإن الورقة الموثقة تصبح لها قوة الأحكام القضائية من حيث الاعتراف بها نظاما. أما رخصة التوثيق التي تصدرها وزارة العدل فإنها تتيح للموثقين عددا من الاختصاصات حسب النظام وهي توثيق كل من التالي: 1 - بيع العقارات. 2 - قسمة المال المنقول. 3 - الوكالات وفسخها. 4 -تأجير العقارات والمنقولات. 5 -عقود الشركات، وملاحق التعديل، وقرارات ذوي الصلاحية فيها. 6 -التصرفات الواقعة على العلامات التجارية، وبراءات الاختراع، وحقوق المؤلف. 7 - العقود الواقعة على المال المنقول. 8 - إقرار الكفالة الحضورية والغرمية. 9 - الإقرار بالمبالغ المالية، وتسلمها، والتنازل عنها.