طلب مجلس الغرف التجارية الصناعية في المملكة من كافة المهتمين بتنظيم المنتديات والمؤتمرات والملتقيات تزويده بخطة المنتديات والمؤتمرات والملتقيات للعام 2014م والمزمع تنفيذها مستقبلا وحث الجميع بضرورة تعبئة نموذج طلب موافقه مبدئية لإقامة المؤتمرات والمنتديات والندوات، كذلك تعبئة النموذج الخاص بكل فعالية ومن ثم إرساله عبر وسائل الاتصال الموضحة في النموذج ومرفقا به نسخه من السجل التجاري للمنظم متضمنا نشاط تنظيم المناسبة. وأكد مصدر في مجلس الغرف التجارية الصناعية بأنه لن يتم النظر في أي طلب إلا عبر هذه النماذج المعتمدة من قبل البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات .علما بأن آخر موعد لاستقبال الطلبات هو يوم الأحد 01/12/2013م، حيث سيتم بعدها رفع جميع الطلبات للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات لأخذ الموافقات اللازمة لإقامته، ويأتي ذلك بناء على الأمر السامي الكريم الخاص بضرورة تنظيم المعارض والمناسبات الاقتصادية وحدد دور مجلس الغرف السعودية فيما يتعلق بعقد المنتديات والمؤتمرات والملتقيات الاقتصادية أو التجارية الدولية أو المحلية التي تقام داخل المملكة وبمشاركة خارجية.